Guide de l'utilisateur - Meeting
- Chapitre 1 : Se connecter au module Meeting
- Chapitre 2 : Vue d'ensemble sur les différentes données Meeting
- Chapitre 3 : Créer et gérer un évènement
- Chapitre 4 - Créer et gérer les hôtes
- Chapitre 5 : Créer et gérer les visiteurs
- Chapitre 6 : Créer et gérer les sociétés
- Chapitre 7 : Gérer l'administration
Chapitre 1 : Se connecter au module Meeting
1. Se rendre et se connecter sur l'interface Greenplayer
Pour commencer :
Rendez-vous sur la plateforme Greenplayer :
https://cloud.greenplayer.com/
1. Se connecter au module meeting
Il existe plusieurs moyens de se connecter au module Meeting. Cela peut dépendre de la configuration de votre utilisateur.
1.1. Se connecter avec un identifiant et un mot de passe.
La première méthode de connexion, est l’utilisation d’un mot de passe et d’un identifiant. Il vous suffit de noter votre mot de passe et votre identifiant. Ensuite, cliquez sur « LOG IN ».
1.2. Se connecter avec un identifiant, un mot de passe et une double authentification 2FA.
La deuxième méthode est la même que la première avec l’ajout d’une authentification 2FA. Cette méthode est principalement utilisée pour les comptes ayant un profil administrateur. Il s’agit d’un facteur d’authentification supplémentaire sous forme de code fourni par Google App Authentificator.
Après avoir mis votre identifiant et votre mot de passe, inscrivez le code 2FA ensuite appuyez sur « LOG IN ».
1.3. Se connecter avec un compte Microsoft.
La troisième méthode est la connexion via votre compte Microsoft. Il vous suffit de cliquer sur le dernier bouton sans mettre de mot de passe et d’identifiant. Vous serez alors directement connecté à votre compte Greenplayer.
Si vous avez accès à d’autres modules une page intermédiaire vous sera proposée afin de sélectionner celui auquel vous souhaitez vous connecter. Si votre compte a accès seulement au BMS, vous serez directement redirigé dans ce module.
2. Choisir sa langue
1. Sur la page de connexion avant de se connecter à BMS.
Un choix de langues vous sera proposé lors de votre connexion.
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2. Après s’être connecté à BMS.
Pour changer la langue une fois connecté, cliquez sur votre prénom en haut à droite.
Vous allez être redirigé sur votre compte utilisateur où vous allez pouvoir choisir votre langue.
3. Se déconnecter
1. La déconnexion du compte
Sur votre compte utilisateur, pour vous déconnecter cliquez sur le bouton « déconnexion » en haut à droite.
Chapitre 2 : Vue d'ensemble sur les différentes données Meeting
1. Le tableau de bord
Le tableau de bord du module Meeting comporte plusieurs informations.
1. Les évènements du jour
Les évènements prévu du jour apparaissent à cet endroit avec l'heure prévue.
Lorsque vous cliquer sur "voir les évènements", un tableau détaillé s'ouvre et vous donne une vue :
- par salle, avec à côté, l'adresse du site où elle se situe
- par heure
- par logiciel choisi pour encoder l'évènement (office365, ics, local)
2. La listes des hôtes
Le listing des hôtes vous permet d'avoir une première vue sur les contacts enregistrées.
Lorsque vous cliquez sur "voir les hôtes", vous obtenez une liste plus longue avec la présence teams de chacun d'eux.
3. La liste des visiteurs
Le listing des visiteurs vous permet d'avoir une première vue sur les visiteurs enregistrés.
Lorsque vous cliquez sur "voir les visiteurs", vous accédez à la vue détaillée du visiteurs avec son nom, e-mail, nom de la société, ses références éventuelles, et une description au besoin.
4. La liste des sociétés
Le listing société vous permet d'avoir une première vue sur les société enregistrées, avec leur nom et numéro de TVA.
Lorsque vous cliquez sur "voir les sociétés", vous accédez à la vue détaillée de la liste des sociétés avec leur nom, numéro de TVA, l'adresse complète et le pays.
5. Les salles disponibles
Le listing des salles disponibles vous permet d'avoir une première vue sur les salles que vous posséder ainsi que leur disponibilité du jour.
6. Les statistiques des meeting par jour
Un graphique vous montre rapidement le nombre de meeting prévus pour la semaine.
Chapitre 3 : Créer et gérer un évènement
1. Créer et gérer un évènement
1. Se rendre dans "Evènements"
2. Vue de la page "Evènements"
On peut y trouver des informations sur les salles réservées sur la journée avec l'horaire ainsi que le logiciel duquel l'évènement a été créé (Office365, ICS, local).
3. Ajouter un évènement
Pour ajouter un évènement, il suffit de cliquer sur "Ajouter un évènement" en haut à droite.
Remplissez le formulaire avec le nom de la société concernée, les hôtes, visteurs, un logo de la société ou du projet.
Ajoutez-y un titre, une description, la sélection de la salle, la date à laquelle vous souhaitez réserver ainsi que l'horaire de début et de fin.
Cliquez sur "Enregistrer" lorsque le formulaire est terminé.
Chapitre 4 - Créer et gérer les hôtes
1. Créer et gérer les hôtes
1. Cliquer sur "Hôtes" dans le menu à gauche
L'onglet "Hôtes" s'affiche avec le détail des hôtes (nom, adresse e-mail, et leur présence sur Teams).
2. Importer une liste de contact
Pour importer une liste de contact existante, dirigez-vous sur " Importer" en haut à droite.
Une fenêtre s'ouvre pour importer un fichier, cliquez sur "choose file" et importer le fichier en XLSX.
3. Exporter la liste de contact
Pour importer une liste de contact existante, dirigez-vous sur " Importer" en haut à droite.
Chapitre 5 : Créer et gérer les visiteurs
1. Créer et gérer les visiteurs
1. Créer et gérer les visiteurs
Pour créer et gérer les visiteurs, cliquer sur "Visiteurs" dans le menu à gauche.
L'onglet "Visiteurs" s'ouvre et donne une vue sur la liste des visiteurs enregistrés.
2. Ajouter un visiteur
Pour ajouter un visiteur, il suffit de se rendre sur "Ajouter un visiteur" en haut à droite.
Remplissez le formulaire avce le nom de la société, sa référence, nom de la personne, son adresse e-mail, une description et importez le logo de la société au besoin puis cliquez sur "Ajouter".
3. Gérer un visiteur
Pour gérer un visiteur, cliquer sur l'icône "Statistiques" à droite.
Cette fonctionnalité vous permet d'avoir accès à toutes les participations du contact répertorié par titre de réunion, description, salle occupée, date, et horaire.
4. Modifier un visiteur
Pour modifier un visiteur, cliquez sur l'icône "Crayon".
Modifier les informations que vous souhaitez dans le formulaire puis cliquez sur "Modifier" pour confirmer.
5. Supprimer un visiteur
Pour supprimer un visiteur, cliquez sur l'icône "Croix".
L'action s'effectue immédiatement.
Chapitre 6 : Créer et gérer les sociétés
1. Créer et gérer les sociétés
1. Créer et gérer les sociétés
Pour ce faire, rendez vous sur "Société" dans le menu à gauche.
Vous arrivez sur la page "Société" qui liste les sociétés par :
- nom
- numéro de TVA
- l'adresse complète
2. Ajouter une société
Pour ajouter une société, cliquez sur "Ajouter une société" en haut à droite.
Remplissez le formulaire avec les informations demandés : le nom, le numéro de TVA et l'adresse complète puis cliquez sur "Ajouter".
Chapitre 7 : Gérer l'administration
1. Se rendre dans l'administration du module Meeting
1. Se rendre dans l'administration
Cliquez sur "Administration" dans votre menu à gauche.
2. Gérer la base de données
La base de donnée reprend les sociétés enregistrées dans votre module.
Pour ajouter une personne dans votre base de données, cliquez sur "Ajouter" en haut à droite.
Remplissez le formulaire avec le nom du contact et cliquez sur "Ajouter".
2. La base de données
1. Gérer la base de données
La base de donnée reprend les sociétés enregistrées dans votre module.
Pour ajouter une personne dans votre base de données, cliquez sur "Ajouter" en haut à droite.
Remplissez le formulaire avec le nom du contact et cliquez sur "Ajouter".
2. Modifier un élément
Pour modifier un élément de la base de données, cliquez sur l'icône "crayon" à droite.
Cela vous donne la possibilité de cocher ou décocher les salles concernées. Cliquez sur "Sauvergarder" pour confirmer.
3. Supprimer un élément
Pour supprimer un élément de la base de données, cliquez sur l'icône "croix" à droite.
Pour confirmer votre action, cliquez sur "Ok".
3. Les salles
1. La liste
Cet onglet permet d'avoir une vue sur les différentes salles enregistrées sur les différents sites
2. Ajouter un site
Il suffit de cliquez sur "Ajouter un site" en haut à droite et de compléter le formulaire en cliquant sur "" pour confirmer.
3.Gérer un site encodé
Pour chaque site encodé, vous pouvez effectuer des actions.
3.1 La croix verte - Ajouter un bâtiment
Remplir le formulaire et cliquez sur "Ajouter" pour confirmer.
3.2 Le crayon - modifier l'encodage
Modifier l'encode puis cliquez sur "Modifier" pour confirmer.
3.3 La croix rouge - supprimer un élément
Cliquez sur "Ok" pour confirmer la suppression.
4. Se repérer dans les salles
Lorsque vous avez encodé des salles spécifiques à vos bâtiments, une autre icône permet de vous orienter jusqu'à la salle concernée.
Lorsque vous cliquez sur cette icône '"panneau", une liste d'orientation vous permet de définir où se trouve la salle en fonction des écrans disposés, et de guider selon l'orientation et la route.
Une icône peut également être rajoutée en cliquant sur "Choose File".
4. Les accessoires
1. Les accessoires
Lorsque vous avez besoin d'indiquer un équipement précis disposé dans une salle. Vous pouvez vous rendre sur "Accessoires".
2. Ajouter un accessoire
Pour ce faire, cliquez sur "Ajouter un accessoire" en haut à droite.
Remplissez le formulaire avec le nom et une icône correspondante. Cliquez sur "Ajouter" pour confirmer l'ajout.
5. Office 365 - configuration et utilisation
1. Ajouter la licence Microsoft 365 à l'utilisateur
En premier lieu, il faut activer la licence Microsoft 365 pour l'utilisateur qui sera utilisé pour se connecter dans l'application.
Pour cela, il faut se rendre dans le centre d’administration de Microsoft et aller dans la partie Users (Utilisateurs) de la section Identity (Identité) et cliquer sur All users (Tous les utilisateurs). Ensuite, il faut cliquer sur l'utilisateur pour lequel on veut ajouter la licence Office 365. Sur la page de l'utilisateur, cliquez sur Assigned licenses (Affecter des licences).
Sur cette page, cliquez sur + Assignments(+ Affectations) et choisissez ensuite la licence Microsoft 365.
2. Se connecter à Office 365 dans Meeting
Tout d’abord, il est important de savoir que le module Meeting requière des consentements administrateur Microsoft. Cela veut dire que seul un administrateur Microsoft peut se connecter au module.
Si un utilisateur non administrateur doit se connecter à l’application, il faut modifier les paramètres dans le centre d’administration de Microsoft pour autoriser les utilisateurs à autoriser une application qui requière des consentements administrateur.
Pour cela, il faut se rendre dans la section Identity (Identité) ensuite, cliquer sur Applications et se rendre dans Enterprise applications (Applications d’entreprise). Sur cette page, rendez vous dans la section Consent and permissions (Consentement et autorisations).
Ensuite, il faut cocher Allow user consent for apps (Autoriser le consentement de l’utilisateur pour les applications).
Après cela, dans le module Meeting, rendez vous dans la section Administration et cliquez sur Office 365. Sur cette page, cliquez sur Cliquez ici pour vous connecter au compte Microsoft !
3. Ajouter l'utilisateur en délégué des salles
Pour configurer et utiliser les salles "Teams Rooms", une license "Salles Microsoft Teams Basique" est suffisante.
La license et les salles sont visibles directement depuis le centre d'administration Microsoft 365, dans l'onglet "Ressources".
En dernier lieu, il faut ajouter l’utilisateur qui sera utilisé pour se connecter à Meeting comme délégué des salles. Sans cela, les événements de ces salles ne s’afficheront pas dans Meeting.
Pour cela, il faut se rendre dans le centre d'administration de Microsoft 365 et se rendre dans Room and equipment (Salles et équipement) et cliquer sur la salle dont on veut ajouter un délégué. Dans la page qui s'affichera, sous la section Delegates (Délégués) cliqué sur modifier pour ajouter un délégué.
4. Ajouter des permissions d'application dans entra (pour Graph API)
Pour pouvoir communiquer avec Graph API et obtenir les données souhaitées (users, groupes, données de compagnie, etc...), il est nécéssaire d'ajouter les permissions d'application.
Par exemple, Graph API (API Microsoft) permet d'obtenir la liste entière des utilisateurs d'un environnement Entra. Pour les obtenir il faut appeler l'endpoint "/users" de graph API.
Mais pour appeler cet endpoint, il faudra par exemple la permission "User.Read.All"
Rendez-vous dans votre Centre d'administration Microsoft Entra -> Applications
Applications -> Applications d'entreprise
Une fois sur la bonne page "API Autorisées", il suffit d'ajouter les permissions souhaitées. Elles seront listées ensuite comme ci dessous :
6. Paramètres
1. Les Paramètres
